Conjunto de conceitos e metodologias que, fazendo uso de acontecimentos (factos) e sistemas baseados nos mesmos, apoia a tomada de decisões nos negócios.

Existem produtos de “Business Intelligence” (BI) desde a década de 70, que tinham como característica usarem uma intensa e exaustiva programação, com altos custos de implementação.

Com o surgimento das Bases de Dados relacionais, dos PC’s e dos interfaces gráficos como o Windows, o OS2, etc. e aliados ao aumento da complexidade dos negócios, começaram a surgir os primeiros produtos realmente direccionados aos  analistas de negócios.

Os sistemas de BI têm como características:

- Extrair e integrar dados de múltiplas fontes;

- Fazer uso da experiência adquirida;

- Analisar dados contextualizados;

- Trabalhar com hipóteses;

- Procurar relações de causa e efeito;

- Transformar os registos obtidos em informação útil para o conhecimento empresarial;

São ferramentas de BI:

• Datawarehouse;

• Data Mart;

• OLAP;

• Data Mining;

• EIS

As tecnologias de informação e de comunicação podem ser definidas como o conjunto de conhecimentos, de meios materiais (infra-estruturas) e de “know-how”, necessários à produção, comercialização e ou utilização de bens e serviços relacionados com o armazenamento temporário ou permanente da informação, bem como o processamento e a comunicação da mesma.

O aparecimento e a evolução das tecnologias representam um impulso decisivo para o aparecimento de novas formas e perspectivas de encarar as questões relacionadas com a forma de competir. O recurso às tecnologias de informação e de comunicação tem vindo a expandir-se progressivamente, pelo que a expressão inglesa “Information Systems” representa aquilo que em português se pode traduzir por “Sistemas Informáticos” ou por “Sistemas de Informação”, que não representam uma forma sistemática, completa e organizada da recolha, selecção, tratamento, análise e difusão da informação da organização.

As tecnologias de informação e da comunicação permitem o armazenamento, o tratamento e a circulação dos fluxos de informação, pelo que não se pode confundir a tecnologia do processo (”hardware”) e a do produto (”software”) com o próprio produto (informação).

Compreender a diferença entre o que é a informação para a gestão do negócio e as tecnologias de informação e de comunicação é vital para os gestores pela simples razão de que a informação ajuda os gestores a tomar as decisões, seja qual for a tecnologia de suporte. Mas os gestores também não poderão esquecer-se de que as tecnologias de informação e de comunicação, como suporte do sistema de informação, permitem obter vantagens competitivas independentemente da quota de mercado e da dimensão do negócio.

Segundo Lucas (LUCAS, 1987),

“Sistema de informação é um conjunto organizado de procedimentos, que, quando executados, produzem informação para apoio à tomada de decisão e ao controlo das organizações”.

Nesta definição resulta clara a interdependência entre o sistema de informação e o sistema de comando, enquanto componentes do modelo cibernético de organização. A forma como os procedimentos elementares se organizam é condicionada pela tecnologia de processamento dos dados e pela informação que se pretende dispor.

Patrick G. Mckeown e Robert A. Leitch (McKEOWN, 1992) afirmam que na economia dos dias de hoje, a maior parte das organizações têm de alguma forma sistemas de informação que contribuem para uma gestão eficiente dos recursos, de modo a alcançar os seus objectivos. Assim, definem sistema de informação como:

“A combinação do computador com os utilizadores que gerem a transformação dos dados em informação e o armazenamento dos dados e das informações“.

Podem ver-se os sistemas de informação, como por exemplo, uma pessoa ocupar a sua vida diária na recolha de pedacinhos de informações, de variadas fontes, a maior parte das quais armazenadas no cérebro, mas algumas armazenadas em diários ou ficheiros pessoais que depois utiliza quando necessário. Por exemplo, um vendedor pode funcionar da mesma maneira, quando visita os seus clientes. Ele recolhe informação, armazena-a até que haja necessidade, mais tarde, de completar uma venda ou fazer uma venda adicional.

Henry Mintzberg (MINTZBERG, 1979) define a organização como um sistema e descreve as cinco partes básicas das organizações e as suas funções, como um fluxo de materiais, de informação e de processos de decisão. As cinco partes das organizações são: o centro de operações, a estratégia, a linha média, a tecno-estrutura e o “staff” de suporte.

O centro de operações compreende as operações que realizam o trabalho básico da organização. Elas obtêm os “inputs”, transformam os “inputs” em “outputs” e distribuem os “outputs”.

A gestão da organização é feita a nível estratégico, médio e da tecno-estrutura. O nível estratégico é o da gestão de topo. Esta é responsável pela definição da estratégia e dos objectivos e por assegurar que a organização cumpra a sua missão, bem como pela decisão dos recursos, resolução de conflitos, divulgação da informação e servir de porta-voz da organização.

A gestão de nível intermédio compreende os directores que estão abaixo da gestão de topo e são responsáveis pela implementação e controle da estratégia, ou seja, pela coordenação e controle das actividades, dentro das unidades funcionais.

Eles alocam recursos, controlam o atingir ou não dos objectivos, iniciam a mudança, tratam dos conflitos, gerem o ambiente e contactam com o exterior, ou seja, servem todas as necessidades da sua unidade funcional.

A tecno-estrutura engloba os analistas que ajudam a standardizar o trabalho dentro da organização, de forma a manter o controle dos “outputs” e a adaptar o ambiente, ou seja, são os grupos da tecno-estrutura que standardizam os processos de trabalho.

O quinto grupo na organização é o “staff” que é responsável pelo suporte do centro de operações exteriores dos fluxos de trabalho, ou seja, o registo de todas as transacções. Este grupo engloba pessoas que exercem funções, tais como a pesquisa e desenvolvimento, marketing, etc.

As cinco partes da organização podem ser juntas pelos fluxos da autoridade, do trabalho material, da informação e do processo de decisão. Ao nível operacional, são produzidos os fluxos de trabalho do registo e controle das transacções. Os fluxos de controle de informação do nível operacional para o nível intermédio de gestão servem como “feedback”.

A informação de retorno passa através de cada nível da hierarquia e torna-se cada vez mais agregada (sumariada) até que atinja o nível de topo. Tipicamente a informação acerca de excepções passa para cima, através da hierarquia, até que atinja o gestor que tem a autoridade formal para resolver a situação. Por sua vez os fluxos de comando descem do topo para o nível médio da gestão e para o nível operacional.

Os fluxos formais de informação são complementados com os fluxos informais de informação e que são intangíveis e especulativos e não fazem parte do sistema formal de informação para a gestão. As redes de comunicação de informação podem muitas vezes circunscrever-se a cadeias formais de comando.

Pode ver-se que as organizações estão estruturadas de várias formas e os níveis de gestão entre cada uma das estruturas organizacionais inclui a gestão de topo, a gestão intermédia e a gestão operacional. Cada nível da gestão precisa de tomar decisões. A decisão envolve acção e afectação dos recursos.

As decisões são tomadas a todos os níveis da gestão. A nível operacional tomam-se as decisões com impacto no dia a dia; a nível intermédio tomam-se as decisões de controle de cada área para atingir os objectivos, a nível de topo tomam-se as decisões de médio e longo prazo que afectam toda a organização, o que implica o uso da informação, para a tomada de decisão.

O conhecimento do conceito de sistema é fundamental para a compreensão da aplicação do mesmo às organizações, ao tratamento da informação e aos sistemas de informação. Exemplos de sistemas podem ser encontrados na física, nas ciências biológicas, nas novas tecnologias, na sociedade humana, etc. Pode falar-se em sistemas físicos, tais como, o sistema solar, o sistema biológico do corpo humano, o sistema tecnológico de uma indústria e o sistema sócio-económico de uma organização.

Sistema pode assim, ser definido, como um conjunto de componentes inter-relacionados que trabalham juntos para atingir objectivos comuns, aceitando dados de entrada (”inputs”) e produzindo resultados (”outputs”) numa organizada transformação de processos.

Um sistema é composto por quatro funções básicas:

INPUT - envolve a recolha / aquisição e montagem dos elementos que entram no sistema para serem processados. Por exemplo, as matérias primas, a energia, o esforço humano são componentes básicas do sistema produtivo;

TRATAMENTO - envolve o processo de transformação que converte os dados de entrada em produto acabado. Por exemplo, uma fábrica de montagem de automóveis junta os componentes e transforma-os no automóvel;

OUTPUT - resultado do processo de transformação, ou seja, o produto acabado. O produto acabado é vendido ao cliente (utilizador final).

ARMAZENAMENTO - envolve o armazenamento temporário dos Dados (informação); por exemplo, uma empresa guarda no armazém os produtos, isto é, armazena-os temporariamente até serem vendidos;

Os sistemas podem ser classificados em sistemas naturais e sistemas criados pelo homem. Exemplo de sistemas naturais:

- O sistema solar;

- O sistema reprodutivo;

- O sistema nervoso.

Exemplo de sistemas criados pelo homem:

- Sistema de transportes;

- Sistema de comunicações;

- Sistema de produção;

- Sistema financeiro.

Hoje, a maioria dos sistemas criados pelo homem são suportados pelas tecnologias de informação e da comunicação; na verdade, muitos deles não poderão sobreviver sem elas. Contudo, também é importante salientar que estes sistemas já existiam antes do aparecimento destas tecnologias; alguns deles, na realidade ainda não utilizam estas tecnologias e poderão permanecer assim, por muitas décadas mais.

Em termos de síntese pode definir-se sistema, como um conjunto de componentes que interagem entre si, para atingir objectivos comuns. Os sistemas têm características comuns e são compostos de inter-relacionados e interdependentes sub-sistemas.

A organização é um sistema. Uma organização usa recursos, tais como pessoas, capital, materiais e equipamentos para atingir os objectivos. Os procedimentos, tais como as encomendas, os estudos de mercado, o planeamento financeiro e a produção, necessitam de ser geridos para atingir os objectivos.

Um sistema pode ser constituído por vários sub-sistemas, contendo cada um deles elementos, interacções e objectivos. Os sub-sistemas realizam tarefas especializadas relacionadas com os objectivos globais do sistema.